Au Québec, le titre d’adjointe administrative a progressivement remplacé celui de secrétaire. Les tâches confiées n’ont toutefois pas nécessairement suivi au même rythme. Des gestionnaires confinent encore leur adjointe dans un rôle de secrétariat traditionnel se privant ainsi d’une contribution plus efficace.
Le rôle d’adjointe administrative représente un enrichissement de la tâche de secrétaire. Une telle évolution correspond à une vision de partager la direction de l’équipe en se mettant à deux pour lui fournir tout ce qui est nécessaire à sa performance et à la satisfaction de ses membres.
Outre une connaissance approfondie de l’environnement organisationnel, ce nouveau rôle fait appel à l’exercice d’un jugement plus prononcé et requiert l’appropriation à un niveau plus élevé de différentes compétences, notamment une plus grande initiative et autonomie.
Plusieurs avantages militent en faveur d’un tel rôle :
- Élargissement des possibilités de délégation;
- Présence continue d’une personne de confiance pour la résolution des problèmes courants;
- Administration plus attentive et efficace des différentes ressources;
- Meilleur emploi des compétences de la secrétaire;
- Motivation accrue;
- Possibilité pour le gestionnaire de consacrer plus de temps aux activités stratégiques à plus haute rentabilité.
Le passage de secrétaire à adjointe administrative consiste à enrichir les tâches de secrétariat et à les compléter par des tâches davantage orientées sur la gestion et l’administration de votre unité organisationnelle.
Michel Nadeau, 2012, ex-directeur Formation à la Fédération des caisses populaires Desjardins de Québec
