Par Stéphanie Munger, c.o.o.
Dans cet article, je vais vous présenter mon processus/outil RH « coup de cœur » en tant que coordonnatrice RH chez AXXIO. Au-delà de mes préférences personnelles, je suis convaincue, et mes collègues le confirmeront, que cet outil RH est l’un parmi les plus essentiels dans le monde organisationnel. Je vais, dans les lignes qui suivent, aborder la description d’emploi, qui est considérée comme la base en ressources humaines, et ce pour plusieurs raisons…
D’abord, il est important de rappeler qu’une saine gestion des ressources humaines repose sur plusieurs principes importants, dont la clarté des attentes. Avoir des attentes claires en ressources humaines signifie définir avec précision ce que l’on attend des employé.e.s en termes de performance, de comportements et de résultats.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, abordons le contexte historique derrière le terme « description d’emploi ».
Un peu d’histoire… de la description de poste vers la description d’emploi
C’est au début du 20e siècle que la description de poste a fait son apparition suite à l’arrivée des méthodes scientifiques de gestion comme celles de Frederick Taylor ou d’Henry Ford.
En effet, le génie de l’automobile a été le précurseur de plusieurs innovations et pratiques organisationnelles encore étudiées de nos jours. En 1903, Henry Ford a introduit l’organisation scientifique du travail (OST), aussi appelée « taylorisation » ou « taylorisme ». Puis en 1909, il a adopté le « travail à la chaîne » permettant ainsi d’éviter les pertes de temps et d’augmenter la productivité.
La description de poste a permis de formaliser le rôle des employé.e.s et d’y inclure des détails opérationnels et des critères de performance.
C’est dans les années 1960-1970, avec la montée des théories de gestion centrées sur les résultats et la motivation des employé.e.s (comme les théories de McGregor et Maslow), que la description d’emploi est apparue progressivement dans les décennies suivantes comme une évolution du concept de description de poste.
Contrairement à la description de poste initiale, qui se limitait souvent à une énumération rigide des tâches, la description d’emploi est désormais plus globale et intègre des attentes spécifiques liées à chaque responsabilité.
Aujourd’hui, la description d’emploi est davantage un outil de responsabilisation qui permet à l’employé.e de connaître ses grandes responsabilités et ce qui est attendu de lui ou elle, tout en permettant une plus grande flexibilité et de l’autonomie.
Clarifier les attentes à l’aide de la description d’emploi
La clarification des attentes commence bien avant l’embauche d’une ressource. Elle débute dès l’affichage du poste, c’est-à-dire lors de l’étape du recrutement et de la sélection des candidat.e.s.
Vous ne serez sûrement pas surpris.e de lire qu’une mauvaise embauche coûte cher en temps et en argent. La description d’emploi sert de référence principale pour rédiger les annonces en recrutement. Elle permet d’identifier les critères de sélection et d’évaluer les candidat.e.s en fonction des compétences et qualifications nécessaires pour le poste.
Une description d’emploi claire permet aux candidat.e.s de comprendre leurs futures responsabilités et de vérifier si leur profil correspond aux exigences du poste. Par exemple, si un affichage de poste mentionne que la personne devra assurer la correction et la révision des documents, un.e candidat.e avec des compétences linguistiques limitées saura qu’il.elle ne répond pas aux exigences du poste ou qu’elle aura à améliorer cet aspect rapidement en début d’emploi si il.elle désire performer dans le rôle.
Une bonne description d’emploi évite que les candidat.e.s, mais également les organisations, vivent un échec. Une bonne description d’emploi permet aussi d’éviter les surprises en emploi. La personne embauchée sait à quoi s’attendre et ce qu’elle aura à faire.
Une bonne description d’emploi regroupe habituellement les informations suivantes :
- Le titre du poste et le ou les nom.s des titulaires.
- Un bref sommaire descriptif du poste de deux à trois lignes.
- Les principales responsabilités du poste (généralement entre trois et cinq lignes), avec la répartition en pourcentage du temps consacré à chacune sur une année.
- Des exemples d’activités (ou de tâches) pour chaque responsabilité.
- Des indicateurs de performance, c’est-à-dire les résultats attendus pour chacune des responsabilités.
- Le profil recherché, incluant les compétences et qualifications nécessaires : les diplômes requis, le nombre d’années d’expérience souhaité, les compétences linguistiques ou autres exigences spécifiques telles qu’un permis de conduire valide, de bonnes aptitudes manuelles, la maîtrise d’un logiciel particulier, etc.
Clarifier l’identité de mon.ma supérieur.e immédiat.e
Lors de l’embauche, la description d’emploi permet d’obtenir des informations précieuses, notamment qui est mon.ma supérieur.e immédiat.e ? Cette question peut sembler simple ou anodine et pourtant, lorsque je la pose aux employé.e.s que je rencontre, beaucoup n’ont pas la réponse.
Savoir qui est son.sa supérieur.e immédiat.e est crucial et permet d’avoir une communication efficace au sein d’une organisation. L’employé.e qui fait face à un problème au travail pourra rapidement se tourner vers la bonne personne pour obtenir du soutien. À qui dois-je demander de l’aide ? Qui peut autoriser ma demande de vacances ?
Pour éviter toute confusion dans les rôles hiérarchiques et rassurer les employé.e.s, nous vous recommandons de clarifier ces informations dès le début d’emploi.
Un outil de développement professionnel et de planification de carrière
Tel que mentionné plus haut, les descriptions d’emploi élaborées par les consultant.e.s d’AXXIO comportent une section intitulée « compétences et qualifications relatives au poste ». AXXIO utilise également un référentiel de compétences très complet et détaillé pour déterminer les compétences requises dans chaque poste, compétences qui peuvent être évaluées via une gamme de tests psychométriques, cognitifs ou techniques. Prenons l’exemple d’un poste d’adjoint.e administratif.ve dont les compétences recherchées seraient d’avoir un bon sens de l’organisation, d’être rigoureux.se et de faire preuve d’autonomie.
Un exemple. Vous avez trouvé le ou la candidat.e idéal.e qui possède une expérience pertinente au poste, un bon savoir-être et dont les résultats du test psychométrique sont favorables. Toutefois, son niveau d’organisation est légèrement inférieur à vos attentes. Vous pouvez dès l’embauche cibler ce point à améliorer et mettre en place des actions pour développer cette compétence.
La description d’emploi aide à identifier les besoins de formation permettant ainsi de concevoir des programmes de formation adaptés aux nouveaux.elles employé.e.s ou pour le développement professionnel en continu.
Un deuxième exemple. Vous avez un.e technicien.ne comptable dont le rendement dépasse les attentes du poste. Vous souhaitez conserver cette précieuse ressource au sein de votre organisation, mais vous savez pertinemment que si vous ne lui offrez pas de nouveaux défis professionnels, il.elle risque de quitter. De plus, votre comptable a annoncé qu’il.elle prendra sa retraite dans les années à venir. Triste ou bonne nouvelle ? Plutôt que de considérer cela comme une mauvaise nouvelle, vous pouvez en profiter pour préparer la relève. La description d’emploi peut servir d’outil de planification de carrière. Elle offre une base pour les discussions sur la carrière et les opportunités de promotion en décrivant les compétences et les responsabilités associées aux différents niveaux de postes au sein de l’organisation. Vous pourrez donc présenter la description d’emploi du poste de « comptable » à votre technicien.ne comptable pour lui expliquer les différences de son poste actuel et du poste souhaité, puis vous pourrez créer un plan de développement individualisé et l’accompagner dans l’obtention de nouvelles compétences.
Que ce soit pour la gestion de la performance, pour le recrutement et la sélection, pour le développement des compétences, pour une évaluation juste et équitable des salaires, pour assurer un plan de relève, la description d’emploi est un outil de base en ressources humaines qui permet de clarifier les attentes mutuelles de l’employeur.euse et de l’employé.e.
Imaginez construire une maison en commençant par le toit… Eh bien, la description d’emploi est la fondation de votre organisation !
