Par Stéphanie Munger, c.o.o.
Évaluation, un mot qui peut générer du stress ou de l’appréhension, un mot que nous connaissons depuis notre tendre enfance. Toute notre vie, de la petite école à l’université, nous avons été évalué.e.s à l’aide de différents moyens : des tests, des examens, des travaux écrits, etc. Pourquoi donc continuer cette méthode à l’âge adulte et dans le monde du travail ? Pourquoi évaluer la performance au travail de vos employé.e.s ?
Chez AXXIO, nous préférons utiliser l’expression « appréciation de la contribution » pour désigner l’exercice annuel que plusieurs appellent l’évaluation du rendement. Le choix des mots pour décrire le processus d’évaluation au travail peut avoir un impact significatif sur la conduite de l’exercice, ainsi que sur la perception et l’expérience des employé.e.s. L’expérience nous montre que dans la grande majorité des équipes de travail, 80 % des employé.e.s ont un rendement conforme ou supérieur aux attentes. N’est-il pas alors plus judicieux de parler d’appréciation plutôt que d’évaluation ? Poser la question, c’est y répondre.
Parlons du mot rendement maintenant. Bien qu’il soit étroitement lié à un élément essentiel à toute organisation, c’est-à-dire la productivité, n’est-il pas plus sensé de parler de contribution ? Car ces responsabilités que chaque employé.e porte ont un sens uniquement si elles sont rattachées aux objectifs de l’organisation et donc, à sa mission. En terminant, l’expression « appréciation de la contribution » est aussi plus motivante et moins stressante que le terme habituel « évaluation ». Le mot contribution, du verbe contribuer, exprime mieux l’utilité fondamentale de ce processus : apprécier la contribution d’un employé au succès de l’organisation.
Lorsque j’accompagne des organisations dans le processus d’appréciation de la contribution, trop souvent, les employeurs se concentrent sur les outils utilisés pour l’appréciation au détriment du processus lui-même.
Prioriser le processus en soi et non l’outil
Un processus d’appréciation efficace va au-delà de la simple complétion d’un formulaire. Il implique une communication ouverte et régulière entre les employé.e.s et leurs supérieur.e.s immédiat.e.s, la fixation d’objectifs clairs et réalisables, le feedback constructif tout au long de l’année, et la reconnaissance des contributions individuelles.
Dès l’embauche d’un.e nouvel.le employé.e, le.la supérieur.e immédiat.e du poste devrait présenter la description d’emploi. Cet outil fondamental en ressources humaines inclut les responsabilités du poste, les indicateurs de performance qui seront utilisés pour évaluer (apprécier) son travail, ainsi qu’une section intitulée « compétences et qualifications relatives au poste. »
En fixant des attentes mesurables, il est d’autant plus facile de reconnaître les forces et les compétences de l’employé.e, mais aussi les points d’amélioration qui serviront de base pour mettre en place des objectifs. En gestion, l’utilisation de l’acronyme SMART est un bon guide pour définir des objectifs de développement professionnel : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels.
Prenons l’exemple d’un.e technicien.ne en administration chargé.e de traiter les paies des employé.e.s : une des attentes de ce poste pourrait être le respect de la confidentialité. Ainsi, un.e technicien.ne en administration qui divulgue des informations personnelles à d’autres employé.e.s ne respecte pas les attentes du poste. Il est donc du devoir de son.sa supérieur.e immédiat.e de lui mentionner rapidement et de ne pas attendre l’appréciation de la contribution.
En effet, chez AXXIO nous aimons dire aux gestionnaires que nous accompagnons qu’il ne devrait pas y avoir de surprises lors de la rencontre formelle d’appréciation. Les commentaires plus délicats, positifs ou constructifs, doivent avoir été mentionnés à l’employé.e bien avant l’appréciation annuelle. Voici quelques suggestions pour assurer une communication tout au long de l’année :
- Planifier des rencontres statutaires avec l’employé.e
- Nommer dès l’embauche vos attentes et n’hésitez pas à les rappeler en cours d’année
- Clarifier vos attentes et questionner la compréhension de l’employé.e. Est-ce que les attentes sont claires ? Est-ce que la personne a les outils et/ou la formation pour y parvenir ?
- Si la réponse est non, offrez votre soutien, de l’accompagnement, des formations, etc.
- Utilisez un outil pour suivre mensuellement la progression des objectifs fixés
Une communication ouverte et continue sera bénéfique dans la création d’un lien de confiance entre vous et l’employé.e. Cette approche est également avantageuse pour l’entreprise, car elle favorise un climat de travail positif et productif, en plus de maintenir la motivation et l’engagement des membres de l’équipe. Nous sommes tous.tes gagnant.e.s d’apprendre à mieux communiquer !
Nous sommes conscients qu’il est toujours plus agréable et facile de dire à quelqu’un qu’il.elle est bon.ne, que nous sommes satisfait.e.s de son travail et que l’inverse est plus délicat. Comment donner une bonne rétroaction constructive ?
Donner et recevoir du feedback est un art, et AXXIO offre divers ateliers et formations afin de parfaire les compétences des gestionnaires en la matière. Parmi les éléments importants pour donner une rétroaction de qualité, mentionnons l’importance de nommer des faits observables plutôt que de se baser sur des jugements pour apprécier l’employé.e. La formulation des feedbacks est importante. Par exemple, si vous dites à la personne : « en réunion, tu n’es pas intéressé.e aux discussions. », cette phrase manque de précision. Il serait donc préférable de dire : « lors des deux dernières réunions, tu n’es pas intervenu.e dans les discussions. ». Cette formulation ouvre sur une discussion potentiellement beaucoup plus intéressante qui ne présume pas de l’intérêt de l’employé.e.
Nous rappelons aussi qu’il est essentiel d’évaluer la personne selon sa description d’emploi, selon ses responsabilités et selon les attentes du poste. Évitez de tomber dans l’appréciation de la personnalité de l’employé.e.
La rencontre formelle d’appréciation de la contribution sert à évaluer si l’employé.e répond aux exigences de son poste, si sa charge de travail est équitable, s’il.elle a besoin de soutien pour réaliser son travail. Bref, le.la supérieur.e immédiat.e apprécie la contribution de l’employé.e relativement à la mission de l’entreprise et aux responsabilités qu’il.elle occupe.
C’est donc dire que l’appréciation de la contribution n’est pas la seule responsabilité du.de la gestionnaire, mais plutôt une responsabilité partagée entre l’employeur et l’employé.e, centrée sur le développement professionnel et la réussite mutuelle. Et n’oubliez pas, la discussion est continue, 365 jours par année !